Multitasking Terlihat Produktif, tetapi Benarkah Membuat Pekerjaan Lebih Cepat?

Di tengah tuntutan kehidupan modern yang serba cepat, kemampuan mengerjakan banyak hal dalam waktu bersamaan sering dianggap sebagai salah satu ciri orang yang produktif. Tidak sedikit orang yang terbiasa membalas pesan ketika sedang mengikuti rapat, memeriksa email sambil mengerjakan laporan, atau berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain hanya karena ada notifikasi yang masuk. Kebiasaan tersebut bahkan terkadang membuat seseorang merasa telah memanfaatkan waktu sebaik mungkin karena dalam satu periode yang sama ada begitu banyak aktivitas yang dikerjakan.

Namun, kesibukan yang terlihat dari banyaknya aktivitas belum tentu menunjukkan bahwa pekerjaan benar-benar diselesaikan dengan lebih cepat. Dalam banyak situasi, multitasking justru dapat membuat seseorang membutuhkan waktu lebih panjang karena perhatian harus terus berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Ketika hal tersebut terjadi berulang kali, konsentrasi menjadi lebih mudah terpecah dan pekerjaan yang sebenarnya dapat diselesaikan dengan cepat justru membutuhkan waktu lebih lama.

Otak Tidak Benar-Benar Mengerjakan Banyak Hal Sekaligus

Istilah multitasking sering memberikan kesan bahwa otak manusia mampu mengerjakan beberapa pekerjaan secara bersamaan dengan tingkat konsentrasi yang sama. Padahal, dalam banyak aktivitas yang membutuhkan perhatian, yang sebenarnya terjadi adalah proses perpindahan fokus dengan sangat cepat dari satu tugas ke tugas lainnya.

Sebagai contoh, seseorang mungkin sedang menyusun laporan ketika sebuah pesan masuk ke ponsel. Ia kemudian menghentikan pekerjaannya untuk membaca dan membalas pesan tersebut sebelum kembali membuka laporan. Tidak lama kemudian, sebuah email masuk dan kembali menarik perhatiannya sehingga pekerjaan utama kembali tertunda. Meskipun setiap gangguan hanya berlangsung selama beberapa menit, otak tetap membutuhkan waktu untuk kembali memahami konteks pekerjaan yang sebelumnya sedang dikerjakan.

Persoalan tersebut menjadi semakin terasa ketika pekerjaan yang dilakukan membutuhkan pemikiran mendalam, analisis, kreativitas, atau ketelitian. Ketika konsentrasi terputus, seseorang bukan hanya kehilangan waktu selama membaca pesan atau memeriksa email, tetapi juga membutuhkan waktu untuk kembali mencapai tingkat fokus yang sama seperti sebelum terganggu.

Terlihat Sibuk Tidak Selalu Berarti Produktif

Multitasking juga dapat menciptakan ilusi produktivitas karena seseorang terlihat terus melakukan sesuatu sepanjang waktu. Layar komputer mungkin dipenuhi berbagai aplikasi, pesan terus berdatangan dan dijawab, email diperiksa secara berkala, sementara pekerjaan utama tetap berjalan di latar belakang. Kondisi seperti ini membuat seseorang merasa sangat sibuk, tetapi belum tentu menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak atau lebih berkualitas.

Produktivitas sebenarnya tidak ditentukan oleh seberapa banyak aktivitas yang dilakukan dalam satu waktu, melainkan oleh seberapa efektif waktu dan energi digunakan untuk menghasilkan sesuatu yang memang penting. Seseorang yang menghabiskan dua jam dengan fokus menyelesaikan sebuah laporan penting bisa saja menghasilkan pekerjaan yang jauh lebih baik dibandingkan orang yang selama dua jam berpindah antara laporan, email, media sosial, pesan instan dan pekerjaan administratif lainnya tanpa benar-benar menyelesaikan salah satunya.

Perbedaan tersebut menunjukkan bahwa sibuk dan produktif merupakan dua hal yang berbeda. Kesibukan menggambarkan banyaknya aktivitas yang dilakukan, sedangkan produktivitas lebih berkaitan dengan hasil yang berhasil dicapai dari waktu dan tenaga yang tersedia.

Perpindahan Fokus Memiliki Biaya Tersembunyi

Salah satu persoalan terbesar dari multitasking adalah adanya biaya tersembunyi yang sering tidak disadari. Ketika seseorang berhenti mengerjakan sebuah tugas untuk melakukan aktivitas lain, waktu yang hilang bukan hanya durasi yang digunakan untuk aktivitas tersebut, tetapi juga waktu yang dibutuhkan untuk kembali memahami pekerjaan sebelumnya.

Misalnya, seseorang sedang membaca dokumen yang cukup panjang dan membutuhkan konsentrasi tinggi. Ketika baru menyelesaikan beberapa halaman, sebuah pesan masuk dan ia memilih untuk membalasnya. Setelah selesai membalas pesan, ia kembali membaca dokumen tersebut, tetapi mungkin harus mengulang beberapa bagian karena konsentrasi dan konteks pembahasannya sudah tidak lagi sekuat sebelumnya.

Jika kejadian semacam ini hanya berlangsung sekali, dampaknya mungkin tidak terlalu terasa. Namun, ketika terjadi berkali-kali dalam satu hari, akumulasi waktunya dapat menjadi cukup besar. Pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dalam waktu tertentu akhirnya memerlukan durasi yang lebih panjang karena perhatian terus-menerus terpecah.

Tidak Semua Multitasking Buruk

Meski demikian, bukan berarti semua bentuk multitasking harus dihindari. Ada sejumlah aktivitas yang dapat dilakukan bersamaan tanpa memberikan dampak besar terhadap produktivitas, terutama ketika salah satu aktivitas bersifat rutin dan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi.

Mendengarkan podcast sambil melakukan pekerjaan rumah, misalnya, relatif lebih mudah dilakukan karena aktivitas fisik seperti membersihkan rumah tidak selalu membutuhkan kapasitas perhatian yang sama dengan membaca atau melakukan analisis. Hal yang sama dapat berlaku ketika seseorang mendengarkan materi audio sambil melakukan aktivitas rutin lainnya.

Persoalannya muncul ketika dua pekerjaan yang dilakukan secara bersamaan sama-sama membutuhkan konsentrasi tinggi. Membuat laporan sambil mengikuti rapat penting, membaca dokumen sambil membalas pesan, atau melakukan analisis data sambil terus memeriksa media sosial merupakan contoh aktivitas yang berpotensi membuat perhatian terbagi dan akhirnya menurunkan kualitas pekerjaan.

Karena itu, kemampuan mengenali jenis pekerjaan menjadi penting. Tidak semua aktivitas harus dikerjakan satu per satu, tetapi pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi sebaiknya diberikan ruang yang cukup agar dapat diselesaikan tanpa gangguan yang tidak perlu.

Mengelompokkan Pekerjaan Bisa Membantu

Salah satu cara untuk mengurangi kebiasaan berpindah-pindah pekerjaan adalah dengan mengelompokkan aktivitas yang memiliki karakter serupa. Alih-alih memeriksa email setiap kali muncul notifikasi, misalnya, seseorang dapat menentukan waktu tertentu untuk membaca dan membalas seluruh email yang masuk. Pesan yang tidak mendesak juga dapat diperiksa pada waktu yang telah ditentukan sehingga pekerjaan utama tidak terus terganggu.

Pola kerja seperti ini membuat seseorang tetap dapat merespons komunikasi tanpa harus membiarkan setiap notifikasi mengambil alih perhatian. Sementara itu, pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dapat dikerjakan dalam periode tertentu tanpa gangguan sehingga kemungkinan untuk menyelesaikannya dengan lebih cepat menjadi lebih besar.

Menentukan prioritas juga memiliki peran penting. Daripada memulai banyak pekerjaan sekaligus, seseorang dapat menentukan satu atau dua tugas yang paling penting untuk diselesaikan terlebih dahulu. Setelah pekerjaan tersebut selesai atau mencapai tahap yang telah ditentukan, barulah perhatian dialihkan kepada tugas berikutnya.

Notifikasi Sering Menjadi Gangguan yang Tidak Disadari

Di era ketika hampir setiap aktivitas terhubung dengan perangkat digital, notifikasi menjadi salah satu sumber gangguan terbesar dalam pekerjaan sehari-hari. Pesan instan, email, media sosial, aplikasi belanja, berita dan berbagai layanan digital dapat terus memberikan rangsangan yang membuat seseorang merasa perlu memeriksa perangkatnya.

Masalahnya, tidak semua notifikasi membutuhkan respons segera. Ketika seseorang membiarkan seluruh notifikasi masuk tanpa penyaringan, perhatian dapat terpecah bahkan ketika sebenarnya ia tidak memiliki niat untuk meninggalkan pekerjaannya.

Mematikan notifikasi yang tidak penting ketika sedang mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dapat menjadi langkah sederhana untuk mengurangi gangguan. Cara tersebut tidak berarti seseorang harus sepenuhnya menghilang dari komunikasi, melainkan memberikan batas yang jelas antara waktu untuk fokus dan waktu untuk merespons berbagai pesan atau informasi yang masuk.

Fokus pada Satu Pekerjaan Bukan Berarti Tidak Produktif

Pada akhirnya, anggapan bahwa semakin banyak pekerjaan dilakukan secara bersamaan maka semakin produktif seseorang perlu dipertimbangkan kembali. Multitasking memang dapat memberikan kesan bahwa waktu dimanfaatkan secara maksimal, tetapi hasil pekerjaan tetap menjadi ukuran yang jauh lebih penting dibandingkan banyaknya aktivitas yang dilakukan secara bersamaan.

Dalam pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, fokus pada satu tugas hingga mencapai hasil yang jelas justru dapat membuat pekerjaan selesai lebih cepat dan dengan kualitas yang lebih baik. Setelah tugas tersebut selesai, perhatian dapat dialihkan kepada pekerjaan berikutnya tanpa harus terus-menerus membawa sisa beban dari pekerjaan sebelumnya.

Produktivitas bukan selalu tentang melakukan sebanyak mungkin hal dalam waktu yang sama, melainkan tentang mengetahui pekerjaan mana yang paling penting, memberikan perhatian yang cukup terhadap pekerjaan tersebut, serta mengelola gangguan agar waktu dan energi tidak habis untuk aktivitas yang sebenarnya tidak terlalu memberikan nilai.

Jadi, jika multitasking membuat seseorang merasa semakin sibuk tetapi pekerjaan justru semakin menumpuk, mungkin masalahnya bukan karena kurangnya waktu, melainkan karena terlalu banyak waktu yang digunakan untuk berpindah fokus. Dalam banyak keadaan, bekerja dengan lebih sedikit gangguan dan memberikan perhatian penuh pada satu pekerjaan justru menjadi cara yang lebih sederhana untuk menyelesaikan lebih banyak hal.

(DL)