Gaya Hidup

Tips Menggelar Virtual Press Conference untuk Perusahaan & Brand

Public Relations (PR) atau kehumasan memilki peran penting sebagai “penyambung lidah” dari institusi, perusahaan, brand, atau lembaga dalam menyampaikan pesan ke publik melalui peran media. Press conference atau konferensi pers menjadi salah satu cara yang efektif untuk menyampaikan pesan tersebut biasanya terkait peluncuran produk atau layanan terbaru,kampanye terbaru, business update, media gathering dan yang lainnya dengan mendatangkan jurnalis.

Press conference merupakan hal terpenting dalam suatu perusahaan atau brand, terlebih fungsinya adalah untuk membangun hubungan dengan media. Normalnya, press conference dilakukan secara offline di sebuah hotel, kafe, meeting room perusahaan, atau press room dalam sebuah event seperti pameran. Namun situasi saat ini ketika terjadi pandemi COVID-19 dengan himbauan untuk Work From Home (WFH) dan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) memaksa sebagian besar orang untuk bekerja dari rumah sehingga praktisi PR harus kreatif dalam menggelar sebuah press conference.

Beruntung di era digital saat ini, berbagai layanan video conference call bisa digunakan sebagai alternatif untuk menggelar press conference secara online. Meski tidak dapat bertatap muka secara langsung dan interaksi antara jurnalis dan narasumber terbatas, metode ini menjadi sebuah langkah yang cukup efektif bagi praktisi PR untuk tetap menyelenggarakan press conference selama pandemi ini.

SEQARA Communications, sebagai salah satu konsultan komunikasi di Indonesia, telah memiliki pengalaman dalam menggelar virtual press conference yang melibatkan partisipan hingga puluhan jurnals. Virtual press conference dengan memanfaatkan layanan video conference call, baik gratis maupun berbayar, merupakan cara yang paling mudah supaya perusahaan tetap bisa mengumumkan informasi terkini dan menjalin hubungan dengan media. Ada dua hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan/ brand yang akan melakukan virtual press conference agar dapat berjalan dengan aman, nyaman, dan lancar.

  • Pilih Aplikasi yang Aman dan Mudah Digunakan. Ketika masa WFH, sebagian besar perkantoran, perusahaan atau brand menggunakan aplikasi video conference call versi gratis sebagai pilihan termudah dalam menggelar video conference call. Namun adanya isu keamanan terkait pencurian data atau adanya penyusup yang tiba-tiba masuk ke dalam video conference call yang sedang berlangsung yang menerpa aplikasi meeting tersebut membuat penggunanya berpikir ulang untuk memakainya lagi. Jadi, pastikan aplikasi video conference call yang akan kita gunakan adalah versi berbayar sehingga lebih aman dan lebih optimal aksesnya.
  • Usahakan Memilih Aplikasi yang Ringan. Selain faktor keamanan, sebaiknya perhatikan juga sisi kenyamanan, terutama dalam hal koneksi internet. Aplikasi video conference call yang memiliki fitur tidak terlalu kompleks biasanya lebih ringan saat dijalankan sehingga tidak membebani kuota internet peserta. Host akan bertindak sebagai tuan rumah yang akan menggelar virtual press conference perlu mencoba aplikasi video conference call terlebih dahulu, kita perlu mengingat bahwa tidak semua peserta memiliki koneksi internet yang stabil di rumah.

Berdasarkan pengalaman SEQARA Communications ketika menangani virtual press conference dengan melibatkan puluhan jurnalis selama masa WFH beberapa waktu lalu, ada sejumlah persiapan penting yang perlu dilakukan dengan teliti. Untuk itulah, SEQARA Communications membagikan tips agar virtual press conference dapat berjalan sukses dan lancar.

  • Pertama, tentukan tanggal dan waktu untuk mengadakan virtual press conference yang sesuai dengan jadwal spokesperson atau pembicara di acara tersebut.
  • Jika sudah pasti, buatlah link atau tautan mengenai virtual press conference agar dapat disebarkan ke media. Perlu diingat bahwa undangan virtual press conference memiiki format yang sama seperti halnya ketika mengundang media di acara offline. Hindari cara menyebar link secara asal. Pastikan juga untuk menanyakan konfirmasi mengenai kehadiran media di waktu yang telah terjadwal.
  • Mengingat kegiatan virtual press conference ini dilakukan di rumah, maka briefing document atau dokumen catatan bagi spokesperson atau pembicara perlu dikirimkan maksimal H-1 sebelum acara berlangsung.
  • Siapkan moderator acara yang juga bertindak sebagai host untuk memandu virtual press conference tersebut sehingga pembicara dapat fokus pada presentasi yang dibawakan. Di sisi lain, moderator dapat melihat dan mencatat peserta atau jurnalis yang ingin mengajukan pertanyaan ke narasumber.
  • Notula. Meski rata-rata layanan video conference call merekam catatan pesan dari para peserta, tetap diperlukan satu orang yang bertugas untuk membuat catatan singkat mengenai jalanannya virtual press conference. Notulensi rapat atau MoM (Minutes of Meeting) ini menjadi dokumen yang sangat penting yang berisi mengenai informasi yang telah disampaikan oleh narasumber, untuk menghindari kesalahan pengutipan oleh media.
  • Perlu satu orang yang bertindak sebagai operator teknis. Tugasnya adalah menangani berbagai kemungkinan permasalahan teknis yang mungkin muncul selama virtual press conference berlangsung, misalnya koneksi internet putus, suara tiba-tiba hilang, atau hal-hal teknis yang tidak diprediksi sebelumnya. Operator harus stand-by sehingga bisa merespon dan mengatasi permasalahan dengan cepat.
  • Sebelum acara virtual press conference dimulai, sebaiknya narasumber, moderator, operator, dan beberapa orang yang akan terlibat perlu menggelar rehearsal atau latihan terlebih dahulu. Dengan cara ini, kita bisa mengetahui kemungkinan kesalahan yang akan terjadi sehingga dapat diminimalisir. Rehearsal setidaknya dilakukan satu jam sebelum acara digelar.
  • Jika semuanya sudah siap, virtual press conference bisa langsung dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Moderator yang bertindak sebagai host akan mengundang terlebih dahulu para narasumber untuk masuk ke dalam Room, disusul para peserta satu persatu.
  • Host atau moderator perlu menyambut para peserta dan berterima kasih karena telah meluangkan waktu untuk mengikuti virtual press conference. Host juga perlu untuk memperkenalkan para narasumber terlebih dahulu, lalu menyampaikan urutan acara secara terstruktur dan gamblang. Berikutnya host akan mempersiapkan narasumber untuk menyampaikan paparan satu persatu.
  • Sebelum narasumber dipersilakan berbicara, maka Moderator perlu mematikan (Mute) mikrofon seluruh peserta. Operator yang diberi wewenang untuk bisa memiliki akses seperti moderator bisa membantu ketika lupa mematikan atau menghidupkan mikrofon bagi narasumber atau peserta.
  • Ketika sesi Q&A atau Tanya-Jawab dibuka, maka moderator akan membacakan pertanyaan yang telah dituliskan oleh para jurnalis di fitur Chat. Sebaiknya satu pertanyaan langsung dijawab oleh narasumber yang bersangkutan. Sesuaikan pertanyaan untuk dijawab oleh narasumber yang tepat, apabila terdapat lebih dari satu pembicara.
  • Sebagai dokumentasi acara, moderator dapat meminta para peserta untuk menyalakan fitur Video sehigga seluruh wajah terlihat dan melakukan capture atau merekam tampilan layar. Jika peserta virtual press conference banyak, maka layanan akan membaginya dalam beberapa halaman. Capture halaman per halaman untuk mendokumentasikan seluruh peserta.
  • Terakhir, moderator dan narasumber perlu mengucapkan terima kasih kepada para jurnalis yang telah hadir di virtual press conference tersebut. Konsultan atau divisi PR selanjutnya dapat mengirimkan siaran pers atau press release dan materi presentasi untuk kebutuhan penulisan para jurnalis. Layanan video conference call biasanya menyediakan rekaman video dan audio yang juga bisa dikirim ke media apabila memang diperlukan sesuai dengan kesepakatan.

(BON)

 

Baca Juga

  • Lindungi Industri dan Konsumen, Pemerintah Kontrol IMEI Ponsel

    Lindungi Industri dan Konsumen, Pemerintah Kontrol IMEI Ponsel

    Kementerian Perindustrian bersama Kementerian Komunikasi dan Informatika serta Kementerian Perdagangan sedang memfinalisasi penyusunan peraturan untuk mendukung program penerapan validasi database nomor identitas asli ponsel (International Mobile Equipment Identity/IMEI). Targetnya, peraturan tiga kementerian ini akan ditetapkan pada tanggal 17 Agustus 2019. “Jadi, momentum di tanggal 17 Agustus 2019 adalah sebagai milestone penandatanganan bersama tiga kementerian terkait […]
  • Trik Tak Terjebak Diskon Abal-Abal Saat Harbolnas 2017

    Trik Tak Terjebak Diskon Abal-Abal Saat Harbolnas 2017

    Hari Belanja Online Nasional (Harbolnas) akan kembali digelar 12 Desember mendatang. Ada 254 e-commerce yang ikut berpartisipasi memeriahkan hari bertabur potongan harga itu. Tapi tak sedikit yang pesimis dengan diskon- diskon yang ditawarkan di hari itu. Tahun lalu misalnya, pengguna menemukan bahwa diskon yang diberikan di salah satu e-commerce termyata hanya “gimmick” belaka. Sebab harga […]
  • Siap Temani Masyarakat, Honda Vario Tampil Lebih Sporti

    Siap Temani Masyarakat, Honda Vario Tampil Lebih Sporti

    PT Astra Honda Motor (AHM) memberikan penyegaran pada skutik popular New Honda Vario 150 dan New Honda Vario 125 untuk menemani aktivitas masyarakat. Tampil semakin berkelas dengan desain sporti, keduanya hadir dengan suguhan warna dan stripe terbaru yang melengkapi performa terbaiknya. New Honda Vario 150 sebagai pilihan skutik bagi anak muda yang menyukai desain ekslusif […]
  • Coba Menu Baru di Lokasi Baru Cubite Bintaro

    Coba Menu Baru di Lokasi Baru Cubite Bintaro

    Buat para pecinta kue cubit di Bintaro, tentu sudah kenal dengan outlet Cubite Bintaro yang ada di Taman Jajan Bintaro sektor 7. Nah, sejak dua bulan lalu, Cubite Bintaro pindah ke wilayah Bintaro sektor 1 di ruko dua lantai yang lebih luas tempatnya dibanding tempat pertama. Di sini ruang lantai dasar diperuntukkan bagi non-smoking area […]
  • Foto : Aneka Menu Unggulan di Culture Kitchen Bintaro Yang Sayang Dilewatkan

    Foto : Aneka Menu Unggulan di Culture Kitchen Bintaro Yang Sayang Dilewatkan

    Bosan makan yang itu-itu saja. Yuk ke Culture Kitchen, sebuah foodcourt yang ada di Bintaro Sektor 9. Di sini Anda bisa menemukan berbagai menu yang ‘berbeda’. Dari nama-namanya mungkin tidak ada yang berbeda dari menu-menu sejenis di tempat lain. Namun soal rasa, bisa dikasih acungan 2 jempol. Kali ini Info Bintaro berkesempatan mencoba beberapa menu […]
  • Penawaran Terakhir Diskon 50% Tiket Super K-Pop Festival Indonesia 2019 di Tokopedia

    Penawaran Terakhir Diskon 50% Tiket Super K-Pop Festival Indonesia 2019 di Tokopedia

    PT Cana Global Media dan NK Mulsan Co., Ltd dari Korea bekerja sama dengan PT Tokopedia menghadirkan Super K-Pop Festival Indonesia 2019 (SKF 2019), Festival Super K-Pop pertama yang diadakan pada 28 dan 29 September, 2019 di ICE BSD. Kejutan datang menjelang perhelatan Super K-Pop Festival Indonesia 2019. Akan ada Flash Sale terakhir sebelum berlangsungnya […]
  • Kepingin Makan Masakan Korea? The Bulgogi Tempatnya, Dijamin Kepingin Balik Lagi…

    Kepingin Makan Masakan Korea? The Bulgogi Tempatnya, Dijamin Kepingin Balik Lagi…

    Bagi penggemar masakan Korea di Bintaro, tidak mudah menemukan gerai kuliner yang menyajikan menu-menu asal negeri ginseng tersebut. Memang di Indonesia masakan-masakan Korea belum setenar masakan-masakan dari Jepang, China, Eropa dan Amerika. Mungkin salah satu penyebabnya adalah nama-nama menunya yang masih relatif asing di telinga orang Indonesia. Padahal Korea memiliki segudang menu-menu masakan yang tidak kalah enak […]
  • Mobil Esemka Siap Mengaspal, Wujud Kekuatan Industri Otomotif Nasional

    Mobil Esemka Siap Mengaspal, Wujud Kekuatan Industri Otomotif Nasional

    Industri otomotif Tanah Air terus menggeliat dan semakin menunjukkan daya saingnya. Hal ini dibuktikan oleh hadirnya produsen kendaraan bermotor roda empat dengan principal (pemilik produk) dari Indonesia, yakni PT Solo Manufaktur Kreasi (PT SMK). Kehadiran pabrik mobil bermerek ESEMKA tersebut, ditargetkan dapat meningkatkan penyerapan komponen otomotif dalam negeri, khususnya yang diproduksi Industri Kecil dan Menengah […]
  • Blibli Ajak Pelanggan Kumpulkan Donasi Untuk Alat Perlindungan Diri (APD) bagi Tenaga Medis

    Blibli Ajak Pelanggan Kumpulkan Donasi Untuk Alat Perlindungan Diri (APD) bagi Tenaga Medis

    Blibli meluncurkan inisiatif “Donasi Peduli COVID-19″ dengan berkolaborasi bersama lembaga crowd funding Kitabisa dan Benihbaik yang bertujuan untuk mengajak para pelanggan menggalang dana lawan COVID-19. Dana yang terkumpul akan disalurkan ke penyediaan Alat Pelindung Diri (APD) bagi garda depan penangkalan COVID-19, terutama tim medis dan relawan. Pelanggan dapat melakukan donasi dengan dua cara yang mudah […]
  • Wardah Luncurkan ‘Wardah Inspiring Movement’ Sebagai Hadiah untuk HUT Kemerdekaan Indonesia

    Wardah Luncurkan ‘Wardah Inspiring Movement’ Sebagai Hadiah untuk HUT Kemerdekaan Indonesia

    Berdekatan dengan HUT Kemerdekaan Indonesia yang ke-73, Wardah meluncurkan Wardah Inspiring Movement (WIM), sebuah kampanye yang memayungi empat bidang CSR Wardah, yakni pendidikan, kesehatan, pemberdayaan perempuan, dan lingkungan. Berbeda dengan program CSR pada umumnya, WIM mengandung unsur partisipatif, di mana individu, komunitas, dan organisasi dapat bergabung bersama Wardah untuk menjalankan program-program CSR tersebut. “Selama lebih […]
  • Ovo, Tokopedia, Grab Luncurkan Kampanye Ramadan “Patungan untuk Berbagi”

    Ovo, Tokopedia, Grab Luncurkan Kampanye Ramadan “Patungan untuk Berbagi”

    Bertepatan dengan Hari Pendidikan Nasional yang jatuh di tanggal 2 Mei, hari ini OVO, Tokopedia dan Grab mengumumkan kolaborasi gerakan sosial berbasis digital terbesar di Indonesia bertajuk ‘Patungan untuk Berbagi’ yang mengajak seluruh masyarakat Indonesia untuk berdonasi melalui platform OVO, Tokopedia, dan Grab di bulan Ramadan untuk mendukung keberlangsungan pendidikan anak-anak Indonesia. Berdasarkan data dari […]
  • Apakah Kamu Posesif Terhadap Pacar? Bisa Jadi Karena Ini

    Apakah Kamu Posesif Terhadap Pacar? Bisa Jadi Karena Ini

    Apakah kamu termasuk orang yang selalu mengontrol pacar setiap saat? Ataukah kamu penasaran mengapa ada orang yang posesif, namun ada orang lain yang tidak posesif? Ternyata hal ini bisa jadi ada kaitannya dengan bagaimana kelekatan (attachment) kita dengan orang lain, terutama orang tua, di masa kecil. Koq bisa? Berikut penjelasannya. Kelekatan (attachment) adalah perasaan kedekatan […]
  • Manfaat Musik Klasik Bagi Anak-Anak : Talkshow, Seminar & Master Class Bersama Ananda Sukarlan

    Manfaat Musik Klasik Bagi Anak-Anak : Talkshow, Seminar & Master Class Bersama Ananda Sukarlan

    Percayakah Anda, seorang anak yang dilahirkan dari ibu yang kerap mendengarkan musik klasik pada masa kehamilannya akan memiliki kecerdasan yang lebih baik daripada anak yang dilahirkan seorang ibu yang tidak mendengarkan musik klasik? Memang tidak ada suatu penelitian ilmiah yang pernah membuktikan adanya hubungan antara mendengarkan musik klasik dan kecerdasan. Namun penelitian yang dilakukan oleh Universitas California […]
  • Gojek Hadirkan Layanan Ramah dan Aman bagi Perempuan dan Anak

    Gojek Hadirkan Layanan Ramah dan Aman bagi Perempuan dan Anak

    Gojek, pemimpin layanan on-demand di Indonesia, hari ini menjadi layanan on-demand pertama di Indonesia yang bekerja sama dengan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (KPPPA) dalam menghadirkan layanan yang aman bagi perempuan dan ramah anak. Bekerja sama dengan KPPPA, Gojek terus menghadirkan keamanan dan keselamatan bagi seluruh penggunanya melalui inovasi teknologi, edukasi dan pelatihan, serta […]
  • GO-FOOD Mudahkan Pelanggan dan Merchant Kurangi Sampah Plastik

    GO-FOOD Mudahkan Pelanggan dan Merchant Kurangi Sampah Plastik

    GO-FOOD kini telah berkembang menjadi layanan pesan-antar makanan terbesar di Indonesia dan Asia Tenggara dengan menggandeng hampir 400.000 merchant di seluruh wilayah operasionalnya. Dengan jaringan yang semakin luas, GO-FOOD berkomitmen untuk terus memperluas dampak sosial salah satunya dengan mendukung upaya mengurangi penggunaan plastik sekali pakai. GO-FOOD mendorong inisiatif yang secara aktif dapat dilakukan oleh seluruh […]
  • Bank Commonwealth Menduduki Peringkat Teratas Sebagai Bank Terbaik Dalam Pelayanan Prima

    Bank Commonwealth Menduduki Peringkat Teratas Sebagai Bank Terbaik Dalam Pelayanan Prima

    PT Bank Commonwealth (Bank Commonwealth) berhasil meningkatkan kualitas layanannya dan menduduki peringkat teratas sebagai Bank Terbaik dalam Pelayanan Prima 2018. Hasil tersebut berdasarkan survei “Bank Service Excellence Monitor” (BSEM) 2018 yang diselenggarakan oleh Marketing Research Indonesia (MRI) bekerja sama dengan Infobank. Presiden Direktur Bank Commonwealth Lauren Sulistiawati mengatakan, “Kami sangat bangga karena upaya berkelanjutan kami […]
  • Vivo Konfirmasi V15 Siap Masuk Pasar Indonesia

    Vivo Konfirmasi V15 Siap Masuk Pasar Indonesia

    Vivo Mobile Indonesia secara resmi mengumumkan Vivo V15 sebagai tipe smartphone terbarunya di pasar Indonesia. Kepastian ini disampaikan ke publik setelah produk yang didaftarkan dengan tipe seri vivo 1819 ini mendapatkan sertifikasi TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) dari Kementerian Perindustrian Republik Indonesia. “Kami telah mendaftarkan Vivo V15 dan memperoleh sertifikasi TKDN dengan tipe seri vivo […]
  • Apa yang Harus Kita Lakukan Bila Menjadi Korban Pelecehan Seksual

    Apa yang Harus Kita Lakukan Bila Menjadi Korban Pelecehan Seksual

    Pada tanggal 31 Oktober 2019 Jurusan Psikologi Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) menggelar seminar “Mencegah Kekerasan Gender Berbasis Online”. Seminar ini merupakan kerja sama UPJ dengan lembaga atau inisiatif Never Okay Project. Hadir sebagai pembicara tunggal adalah Fiana Dwiyanti yang merupakan Head of Social Change pada inisiatif Never Okay Project. Didampingi Clara Moningka, staf pengajar Program […]
  • Swikee Purwodadi De Sis Memang Tidak Ada Duanya

    Swikee Purwodadi De Sis Memang Tidak Ada Duanya

    Bagi penggemar kuliner swikee, Anda tahu tidak mudah menemukan gerai kuliner yang menyajikan menu swikee di wilayah Bintaro dan sekitarnya, apalagi swikee yang betul-betul lezat. Jika Anda berkeliling wilayah Bintaro dari mulai Veteran, Bintaro Sektor 1 sampai 9, bahkan Graha Raya, bisa dipastikan Anda akan kecewa, karena hampir tidak ada yang menyajikan swikee di menunya. […]
  • Lapak Ibu, Solusi Digital untuk Para Ibu dan Pedagang Pasar Tradisional

    Lapak Ibu, Solusi Digital untuk Para Ibu dan Pedagang Pasar Tradisional

    Pandemi COVID-19 yang melanda Indonesia memberikan dampak besar terhadap ekonomi terutama para pelaku bisnis Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), salah satunya yang berada di pasar tradisional. Adanya kondisi pandemi membuat masyarakat tidak berani berbelanja ke pasar karena rentan terpapar COVID-19 sehingga mengakibatkan lesunya perekonomian di pasar. Menyadari hal tersebut, PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk […]

Tinggalkan Balasan